El arte culinario requiere de gran talento y pasión, pero mientras estás creciendo en ventas la única manera de mantener ganancias es mediante una buena contabilidad. Con el adecuado manejo contable de tu establecimiento podrás asegurar el éxito de manera exponencial.
¿Qué es la contabilidad para restaurantes?
La contabilidad para restaurantes incluye el mantenimiento y control de los gastos e ingresos que ocurren a diario en tu negocio. Pero no queda tan simple como esto, también se enfoca en mantener el control del Costo de materiales vendidos y el inventario al día, reduciendo el margen de pérdidas y dándote un mejor dominio sobre cómo y cuándo reponer tus mercancías.
En términos generales la contabilidad se asegura de mantener el registro diario de transacciones incluyendo el registro de activos, deuda y capital en el negocio. Una buena estrategia, organización y el compromiso de llevar una contabilidad precisa son factores esenciales de éxito y sostenibilidad. Esta práctica es uno de los aspectos más importantes en la tarea de llevar un restaurante.
Aquí están algunas de las responsabilidades envueltas en la contabilidad de restaurantes:
Saber en donde tu dinero está siendo gastado.
Mantener el registro de cuánto estás gastando.
Entender el origen de tus ganancias.
Registrar Activos y Pasivos.
Entender cuánto dinero necesitas ganar para estar en ganancias.
Conciliación bancaria.
Preparar estados financieros, presupuestos y registros de cuentas por cobrar y por pagar.
Consejos para tu contabilidad de tu restaurante
Practicar la contabilidad en tu establecimiento es crucial, pero puede ser algo difícil pensar en el manejo de tus libros por primera vez. Aquí te dejo algunos consejos que te pueden servir de ayuda.
1- Comunícate con otros colegas del sector.
No pienses que te estás desamparado, empieza preguntando a otros dueños de restaurantes como ellos hacen para tener sus libros actualizados. Te dará una visión más clara de por dónde empezar. Tal vez decides manejarlo tú solo pero lo más probable es que tengas que buscar ayuda profesional.
2- Mantén el registro de tus gastos.
La mayoría de la ansiedad causada por problemas financieros en un negocio vienen dados por un mal control de gastos. No llevar un registro exacto de cada centavo que se gasta es una muy mala idea a largo plazo. Muchos de nosotros a veces creemos que no es importante si son $33.25 o son solo $33 y al final un poquito más no es tan grave pero dejame decirte que cada uno de esos centavos que no están siendo registrados te pueden crear un gran problema en el futuro.
Los restaurantes tienen diferentes tipos de gastos, los clasificamos como costos fijos, variables. Te explico un poco en qué consisten:
Costos Fijos: son independientes de la productividad de tu negocio y no importa cómo estén las ventas siempre vas a tener que pagarlos. Ej. Renta del local, salario fijo de trabajadores, seguro, equipamiento.
Costos Variable: Dependen de las ventas y del tipo de mercancías que estas comprando. Ej. Brebajes, alimentos.
Solo asegúrate de que el margen de ganancia cubra los costos fijos, así podrás mantenerte en el negocio incluso en momentos de más bajo rendimiento.
3- No olvides guardar tus recibos.
Los recibos provenientes de proveedores son esenciales para estar a salvo en caso de una auditoría. Cada vez que hagas una compra ya sea para mercancías o un simple gasto de gasolina para tu carro deberías guardar el recibo. El IRS quiere estar seguro que esa compra que hiciste es exactamente lo que estás diciendo que es. Los recibos deben ser guardados por un mínimo de 3 años si tienes un registro contable correcto. Puedes usar el tradicional método de guardarlos en la caja de zapatos pero te recomiendo usar una app donde solo le haces una foto y se le asocia el gasto directamente. Quickbooks ofrece esta opción.
4- Usa un software de contabilidad.
Desde el comienzo deberías crear el hábito de usar todas las herramientas necesarias para mantenerte al día. Escoger el software adecuado te ayudará a tener registrado todas las transacciones desde los primeros pasos de tu negocio, cada movimiento estratégico que des debería estar reflejado en tus libros, así evitas tener problemas con el IRS en caso de una auditoría. Quickbooks es uno de los softwares más populares del mercado contando con una gran reputación entre miles de diferentes negocios.
5- Usa un sistema de punto de ventas POS.
Cada vez más personas utilizan métodos electrónicos de pago para hacer sus compras. En tu restaurante deberías instalar un sistema de ventas para facilitarte el acceso a tarjetas de crédito y dinero electrónico. Los sistemas de POS son softwares dedicados al manejo de ventas. Puedes controlar el costo de cada transacción y manejar tu inventario desde ahí. Además de procesar pagos desde ahí puedes llevar el control de todos los impuestos de ventas que recopiles.
Alguno de estos softwares pueden ser:
Square
Toast
Clover
Stripe
6- Contrata un proveedor de nómina.
Cuando empieces a crecer en personal deberías considerar utilizar un proveedor de nómina para llevar a cabo el pago a tus trabajadores. Esto te ahorrará tiempo y tendrás toda la información necesaria para poder pagar los impuestos de empleados. Te recomiendo que contrates servicios de nómina mediante un software. Recuerda siempre no manejar este software por ti solo, es mejor que hables con tu contador para evitar errores.
Algunos de los software más utilizados por los restaurantes para manejar su nómina son:
Gusto
ADP
Paycheck
Stripe
¿Qué hace un contador de restaurante?
Un contador de restaurante supervisa las finanzas y los presupuestos de un restaurante. Los contadores o tenedores de libros de restaurantes a menudo pueden ofrecer consejos sobre cómo reducir los costos generales y los costos de alimentos en su establecimiento. Los contadores de restaurantes están a cargo de lo siguiente:
-Seguimiento de sus gastos y depósitos.
-Generación de un estado de pérdidas y ganancias.
-Mantenimiento de registros de obligaciones tributarias.
-Supervisión de nóminas y facturas de proveedores.
¿Debo contratar a un contador de restaurante?
La contabilidad de un restaurante puede volverse rápidamente demasiado compleja para que la manejen los dueños de restaurantes. Si no confía en su capacidad o no tiene el tiempo necesario para llevar una contabilidad precisa y completa, considere contratar a un contador.
Aquí en Lefer Accounting Services nos especializamos en contabilidad para pequeños negocios de rápido crecimiento. Trabajamos en contabilidad para Restaurantes y Food Trucks. Los ayudamos a manejar sus gastos y llevar el control de sus finanzas.
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